Neues Projekt hilft Gemeinden

Die Digitalisierung schreitet auch in den Kirchengemeinden voran. Das Bistum und das Medienhaus haben jetzt eine Testphase begonnen, um die Datensicherheit zu verbessern.

Die Osnabrücker Pfarrei St. Johann gehört zu den Gemeinden, in denen das neue Digitalisierungskonzept ausprobiert wird.

Mit einem neuen Projekt will das Bistum innerhalb der nächsten fünf Jahre erreichen, dass alle pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Kirchengemeinden eine einheitliche und zeitgemäße Softwareausstattung haben, die die Zusammenarbeit verbessert und stets die strengen Regeln des Datenschutzes berücksichtigt. Das Projekt OPTI-BIS OS (Optimierung der Prozesse der dezentralen technischen IT-Ausstattung im Bistum Osnabrück) ist an die Dom Medien GmbH vergeben worden, das Dienstleistungsunternehmen im Medienhaus des Bistums.

Vor wenigen Tagen ist ein umfangreicher Test gestartet worden, bei dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus sechs Pfarreien und Pfarreiengemeinschaften eine dreimonatige Testphase durchlaufen. Beteiligt sind die Pfarreien St. Katharina und St. Raphael (beide Bremen) sowie St. Johann (Osnabrück), außerdem die Pfarreiengemeinschaften Meppen-Ost (St. Paulus, Apeldorn, Bokeloh, Hemsen), Dörpen (mit Dersum und Heede) sowie der BoJe-Verbund (Has­selbrock, Oberlangen, Niederlangen-Siedlung, Sustrum, Neusustrum, Steinbild, Sustrum Moor).

Bestandteil der Testphase sind vier Kernpunkte: 

•  Bereitstellen einer personenbezogenen E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter mit der Endung @bistum-os.de
•  Bereitstellen einer Office-Umgebung (mit Office-Lizenzen, Outlook-E-Mail, Meldewesen, PDF-Reader, Grafikprogramm, etc.)
•  Bereitstellen eines datenschutzgerechten Datenspeichers, der auch die Nutzung und das Teilen von gemeinsamen Dateien ermöglicht, zum Beispiel in Teams
•  Einrichtung eines zentralen Unterstützerteams.

In der Testphase werden alle Bausteine intensiv auf Nutzerfreundlichkeit mit Blick auf die jeweiligen Einsatzzwecke in den Pastoralteams getestet. So geht es zum Beispiel um die Fragen, ob alle Anwendungen stabil laufen und die Geräte für die Praxis richtig eingerichtet sind und ob alles verständlich und einfach zu bedienen ist. Neben der digitalen Zusammenarbeit im Team spielt auch die Vernetzung und Kommunikation mit Ehrenamtlichen eine große Rolle.

Mitarbeiterschulungen geplant

Auf Grundlage dieser Erfahrungen und durch den Austausch mit den Teams können im Laufe der Testphase wichtige Fragen, Bedürfnisse oder auftauchende Probleme geklärt werden. Aus diesem Feedback wird abgeleitet, welche Anwendungen später für alle anderen Kirchengemeinden zur Verfügung gestellt werden und wie eine reibungslose Umsetzung erfolgt. Im nächsten Schritt wird ein abschließender Systemtest durchgeführt, der die technische Umsetzung des Projekts für die Flächenorganisation im Bistum sicherstellt. Mit der Umsetzung sind dann auch entsprechende Mitarbeiterschulungen vorgesehen.

Grundlage der Überlegungen für OPTI-BIS OS ist die Tatsache, dass die zunehmende Digitalisierung in allen Lebensbereichen auch in den Gemeinden die Anforderungen an digitale Arbeitsabläufe und Kommunikationswege steigert. Auch die Erfahrungen aus der Corona-Zeit haben dazu geführt, dass Generalvikar Ulrich Beckwermert den Auftrag zum Projekt erteilt hat. Zum Projektteam gehören Dominik Obermeyer, Dominik Heggemann, Dirk Friederich, Veronique Hutmacher und Stefanie Plois. (kb)

Foto: Thomas Osterfeld